取得後の運用につきましてもレクチャーしていただきました

株式会社トーテックは、2003年2月に技術系の人材紹介をメインに人材コンサルティング事業を設立されました。自社独自の評価基準により、的確に「人」と「仕事」のマッチングを図り、求められる人材を派遣できる紹介会社として高い評価を受けています。大手企業様を中心に、国内メーカー様をクライアントとして業容の拡大に努めてこられました。

プライバシーマークを取得するきっかけは？

人材紹介事業を主体としているため、個人情報の保護体制の確立はコンプライアンス上でも、社会的責任を果たす観点からも必須であり、取引先からも管理体制の構築について要求されていました。以前から朝礼や社内メールによりセキュリティ意識の向上を図り、社内整備を進めてきましたが、個人情報保護の体制づくりは、自社のセキュリティ体制に対する評価にもつながり、プライバシーマークを取得することになりました。

取得準備中にご苦労されたことは？

代表取締役社長　亀澤　宣秀様（左）
個人情報保護管理者　北島　直行様（右）

当社では、教育の重要性は常に考えていたため、教育レベルの均等化を保つべく努力しました。社内での全体会議を利用し、できるだけ多くの社員に参加を促し、参加できなかった社員への教育レベルも下げることなく個別対応しました。また、教育を通じて社内コミュニケーションの重要性を実感しました。
個人情報の洗出し・リスク分析では、予想以上に個人情報の種類が多かったこともあり、手間がかかりました。しかし、リスク分析専用ツールをご提供いただいたので、作業ベースではスムースに進行できました。

取得審査はいかがでしたか？

審査員の方の経験が少なかったようで、自社の業務内容を理解していただくのに時間がかかりました。登録業務や求人媒体を使ってのスカウト業務など、個人情報の取扱いについて詳細に聞かれました。審査全体としては、コメントを含め具体的な指導をいただき、結果として不適合などの指摘事項は少なく、改善報告書作成の負荷も軽減されました。

バルクのコンサルティングのご感想をお聞かせください。

プロのコンサルタントによる指導という印象が強く、体制構築・整備については実践的に指導いただき、取得後の運用につきましてもレクチャーしていただきました。その結果、社内でのセキュリティ体制がより整備され、机の上に雑然と情報を置きっぱなしすることもなくなり、安全に仕事を進められる職場環境に変わりました。

今後の抱負は何かありますか？

管理体制の継続維持は「人」が行うことであり、その意味で教育の重要性は強く感じています。教育を繰り返し実施することで、漏洩事故を防ぐことが可能になると思います。 当社は、人材を扱う業務が主体であるため、PMS の運用はさらに重要であると思います。社員全員の意識を高め継続させることが今後の課題と思っています。

本日はお忙しいところありがとうございました。