自主運用ができるよう親身にサポートをしてくれました

株式会社コミュニティセンター様は、東京や大阪を中心にビル・マンションの管理員・清掃員の代行業務を展開されている会社様です。

Ｐマーク取得のきっかけは何でしたか？

　代行員はマンション住民の個人情報に触れる機会が多く、また代行員の個人情報も多く取り扱っています。
Ｐマーク取得事業者としての安心感を提供したかったのと、管理会社と同じレベルの個人情報保護マネジメント体制を構築したかったので、取得することを決めました。

業務上、取り扱っている個人情報で、どのようなことに留意していますか？

　弊社では、①個人情報（管理室にある居住者の個人情報）、②（管理組合の）小口現金、③鍵の管理のことを管理業務の3Kといっております。
代行員には、この辺りの取り扱いについては特に留意して教育研修を実施しています。また個人情報を保管しているシステムに障害があっては日常業務が滞ってしまいますので、バックアップ等、情報セキュリティ対策には特に力を入れています。

申請にあたり、ご苦労された点は何ですか？

　やはり個人情報の洗い出し作業ですね。個人情報という言葉はよく耳にするので頭では分かっているつもりでも、特定作業を進めていくと日常業務とのかかわりややってはいけないことについて等、社内ルールを社員に周知し意識づけることが大変でした。
特に日常業務に支障が出ないようルール変更には社員の意見も取り入れ、会社をあげて個人情報の適正な取り扱いをしていくという社内改革が重要だと感じました。

現地審査はいかがでしたか？

　予定より少し時間がかかりましたが、事前に審査対応についてのアドバイスもありましたので、おかげで大きな指摘事項もなく、スムーズに改善報告書も提出できました。

バルクのコンサルタントはいかがでしたか？

　事前に何社かコンサル会社を比較しました。中には「とりあえず申請して、指摘事項が出たら対応すればいいんですよ。細かい作業はコンサルがしますので、御社は何もしなくてもいい」というところもありました。
でも、それでは意味がありませんよね。御社の営業の方が、「取るのが目的ではなく、継続するのが目的ではないでしょうか。自分たちで運用できるようにサポートします」とおっしゃった一言が決め手でした。担当コンサルタントの方も、自主運用ができるよう親身にサポートをしてくれました。

今後に向けて、一言お願いいたします。

　個人情報への関心はますます強まるだろうと思います。履歴書を送られてきたときに同意を取るとか、事務手続も変わったので、名実ともに個人情報保護管理体制の充実を図って、お客様の信頼をより一層高めていきたいと考えています。

ありがとうございました。