当社のセキュリティレベルも着実にアップしていると実感しています

オルビス株式会社様は、株式会社ポーラから販売形態の異なる別会社として、1984年6月に設立され、化粧品･栄養補助食品･ボディウェアの企画販売を中心とした事業展開を行っております。
2006年9月には株式会社ポーラ･オルビスホールディングスが設立され、ビューティケア事業におけるグループ会社として、ますます事業のご発展を続けておられます。
プライバシーマークは2005年10月に取得されております。

プライバシーマーク運用サポートのきっかけは

2005年にプライバシーマーク取得後は、当時のコンサルタントのアドバイスのもと、運用しておりましたが、より実践的で事業効果を高めるPMSの運用を支援してくれるコンサル会社を探しておりました。
2011年の春に当社の要望に最もマッチングし、かつ実績の豊富なバルク様に依頼することになりました。当社の現状に沿った形でご指導いただき、期待通りの支援が得られ、現在も継続してサポートいただいております。
Pマークの日常的な運用から、アドバイザーとして社内のセキュリティ委員会への定期的な参加など、コンサルティングサポート開始から3年以上経過しましたが、より強い信頼関係のもと、ご指導いただいております。

運用の改善でご苦労されたことは

サポート役をバルク様に変更したことで、規程･手順書･様式などPMS文書は全て一新しました。一新に関わる作業は非常に労力を要しましたが、JIS規格との連動性が図られ、かつ現場での運用の整合性もとれるようになり、当社の要望した運用形態が実現しました。
運用の改訂以前は、個人情報の管理台帳やリスク分析を手作業で行っていたため、大きな負担になっていましたが、バルク様より、リスク分析専用ツールのV FORIOを提供いただいたことで、大幅に運用の効率化が図られるとともに、自社内にどんなリスクが存在するかを可視化することができました。

更新審査はいかがでしたか

以前の運用では、個人情報に関わるものはすべて証跡として残さねばならぬと思い、数多くのデータを残してきましたが、バルク様から、全ての証跡は必ずしも必要でないことをレクチャーいただき、より効果的なファイリングができるようになりました。 また、JIS規格に基づいて論理的に考えられるようになり、PMSの理解がより深まりました。
更新審査を受ける際も、それまでは過度に構えてしまっていて、回答に窮したこともありましたが、審査員の質問に対して落ち着いて答えられるようになりました。

バルクのコンサルティングのご感想をお聞かせください

コンサルタントの方は常にクイックレスポンスで対応いただいています。メールの質問に対しても迅速かつ的確に分かりやすく回答いただき非常に助かっております。
さらに、必須事項と努力目標との違い、他社での事例など、分かりやすく解説していただけるので、当社のセキュリティレベルも着実にアップしていると実感しています。

今後の抱負は何かありますか

当社は今年で4回目の更新審査を迎えます。すでに8年運用していることから、社内での運用が習慣化した一方で、形骸化している面もあります。識別票の装着や、シュレッダーによる文書廃棄などを、なぜそれを行わなければならないか、社員一人ひとりその意味あいを正しく理解する必要あります。
経年運用によりそうした意識の希薄化が見受けられ、再教育の必要性を感じています。教育はトップダウンでなく、なぜセキュリティレベルの保持が必要なのか初心に戻って意識すべきと思います。
こうした理解を深めることがPMSを業務品質向上のための生きたマネジメントツールとしての活用につながると思います。

本日はお忙しいところありがとうございました。