プライム市場上場企業のUTグループを親会社に持つ製造業への人材派遣サービス会社。
グループ内の第4次中期経営計画における「地域プラットフォーム戦略」推進のため、2021年4月に、7社を吸収合併し、UTコネクト株式会社が設立。
地域産業の持続的な発展に貢献し、「地域の社会的基盤となる」ことを目指し、地域に特化した人材派遣・アウトソーシング・人材紹介をお客様の様々な業種・規模に合わせて最適なソリューションをご提供しています。
ご相談のきっかけを教えてください。
2021年9月に合併することが決まり、関西エリアに特化して8拠点を事業展開していたUTコミュニティ株式会社が存続会社となり、7社合併により全国に44拠点を持つ企業となりました。これまでの事業規模であれば、自社で対応が出来ていたが、急遽、社員数約250名、派遣社員1万人の大規模になった時に、自社で対応できるのかに不安があったことと、2021年4月に個人情報保護法も改正されたこともあり、体制が整っていない中で、法令対応まで整備する必要があり、コンサルタントの支援をお願いしたいと思いました。
どのような個人情報の取扱いが有りますか。
社員の個人情報はもちろんのこと、派遣就業頂いている技術職員、仕事をお探しされる登録スタッフ様の個人情報があります。
合併・分社等に伴うプライバシーマークの継続審査に際し苦労された点はありましたか。
教育の実施が大変でした。プライバシーマークを持っていない会社が3社、従業員にすると大半を占めており、派遣就業されている技術職員が1万人と増えたため、「なぜ、やらなければいけないのか。」の説明と、社内で理解し、浸透させていくことが大変でした。
合併に伴う事務作業だけでも大変だったが、プライバシーマークの維持に向けた対応もあったため、消滅会社のPマーク契約解除、合併に伴う申請書類の対応なども大変でした。
審査機関の現地審査についての感想を教えてください。
多くのご指摘を頂くと想定していたが、思っていたよりも指摘は少なくて済み、対応策も一緒に考えて頂けました。
バルクのコンサルタントについてはいかがだったでしょうか。
対応・レスポンスが速かったです。プライバシーマーク以外の業務も携わっているので、必要な時に回答を頂けていたので、助かりました。
バルクを選んでいただいたポイントは。
対応が早かったことと、最初のプレゼンで任せられそうと思ったからです。納期が迫っている状況を理解して頂き、合併・消滅に伴う申請時の方法などを調べ、商談時にアドバイスして頂いた点と、法改正に伴う変更点や状況を丁寧に教えて頂いた点で、信頼が出来ました。
今後の課題は有りますか。
関西8拠点だった企業が、急激に全国44拠点の大規模な企業になったため、まだプライバシーマーク運用の体制が整っていないため、定期的な運用方法を整える必要があります。
拠点数が増えたため、内部監査の計画的な実行や、教育による個人情報保護の意識向上など、徐々に仕組みを作っていきたいと考えています。
ありがとうございました。